Munkaadóként hogyan támogathatjuk a dolgozóinkat a home office idején?

A home office mindennapossá vált az életünkben

A hirtelen változás bonyolult még azoknál a vállalatoknál is, amelyek többnyire irodai dolgozókat foglalkoztatnak. Nem minden ügyfél-találkozó oldható meg telefonon vagy videón keresztül. Az alkalmazottaknak nem állnak rendelkezésre laptopok, hiányoznak a távoli hozzáférések és a kényelmes irodaszékek. A vállalatok - és az alkalmazottak - aggódnak a termelékenység csökkenése miatt. Számos kihívást tartogat a hátralévő időszak minden szereplőnek.

Mit tehetnek a munkáltatók?

A munkaadók a munkavégzés helyétől függetlenül kötelesek biztosítani a munkavégzéshez megfelelő feltételeket. Akik eddig is lehetővé tették a dolgozók számára alkalomszerűen vagy akár heti 1-2 nap erejéig az otthoni munkavégzést, azoknak most sokkal könnyebb dolguk van, mint azoknak a cégeknek, akik eddig vonakodtak a home office-t biztosítani. Nekik sokkal nehezebb dolguk van most. Le kell küzdeniük az infrastrukturális akadályokat, elérhetővé tenni a távmunkát és motiválni kell a dolgozókat. Olyan dolgozókat, akinek még teljesen új az otthoni munkavégzés. A nehéz körülmények között a hatékonyság megtartása a szervezet különböző funkcióinak összehangolt munkájával érhető el. A beszerzés biztosítja az otthoni fizikai környezetet, a HR és a felettesek segítenek megküzdeni az otthoni munka kihívásaival és a motiváció fenntartásával, az IT részleg pedig elősegíti a kommunikációt és hozzáféréseket.

Tanácsok a HR-től

A tartós otthoni munkavégzés újraírja az eddigi rutint. Nehezebbé válik és csökken a kommunikáció, gyakran szétcsúszik a munkaidő, kényelmetlen a fizikai környezet a hosszabb távú ülőmunkára és a hatékonyság is csökken. Ezekkel kell szembenézniük a karantén alatt otthonról dolgozóknak. A HR rengeteg tippel és hasznos tanáccsal tudja ellátni a dolgozókat a fizikai és pszichés állapot javítására.  Relaxációs gyakorlatok, tornagyakorlatok és idő menedzsment képzések tartásával segíthetnek a munkavállalóknak újra megtalálni az egyensúlyt a mindennapokban. Fontos felhívni a figyelmet arra, hogy ez nem vakáció. A teljesítmény fenntartása érdekében asztalhoz ülve, ergonomikus székből dolgozva és rendesen felöltözve, tehát ne pizsamában kezdjék meg a munkanapot. Így az agy is átáll a munkavégző szerepbe.

 Tanácsok feletteseknek

• Fontos a munkaidő tiszteletben tartása. Nem szabad a megszokott normál munkaidőn kívül eső határidőket szabni.
• Azoknak a munkavállalóknak legyen engedélyezve a home office akik megbízhatóak és elvégzik a kiadott feladatokat otthonról is.
• Szabályrendszer létrehozásával alapozzuk meg a munkafolyamatokat. A munkavállalónak tudnia kell mit várnak el tőle, mikor kell rendelkezésre állnia és hogyan fogják ellenőrizni azt. Különböző munkaidő nyilvántartó szoftverek léteznek a piacon, amik megkönnyíthetik az elszámolást.

Munkakörnyezet kialakítása

A dolgozók nagyfokú bizonytalanságban élnek, sokan féltik munkahelyüket. Az átállás ugyanakkor nagy kihívás elé álltja a munkaadókat is. Az employer branding kulcsfontosságúvá válik, pillanatok alatt lerombolhatja egy káros intézkedés a hosszú idő alatt felépített imázst. Több esetben is előfordult, hogy a Glassdoor álláskereső és munkahely értékelő portálon fejtették ki a dolgozók anonim módon a munkahelyük COVID-19-el kapcsolatos intézkedéseit. Például hetekig nem kaptak laptopot az otthoni munkavégzéshez vagy nem engedélyezték az otthoni munkavégzést a szülőknek vagy idősekről gondoskodóknak.

A nehéz időkben a figyelmesség sokszorosan felértékelődik. Az alapfelszereltségnek tekinthető céges telefon és laptop mellé külön billentyűzet és egér biztosítása nagyban növeli a komfortot. Az ergonomikus forgószék alapfeltétele a munkának, mert az otthoni 8 órás ülőmunka ugyanúgy megterhelő, mint az irodai. A munkaadó nem várhatja el, hogy a konyhaszékben ülve végezzék a munkát a dolgozói és a hatékonyság megtartása érdekében sem ajánlott.  Vannak munkáltatók, akik segítettek a dolgozóiknak az irodaszékük és felszerelésük otthonukba történő szállításával, vagy a folyamatban lévő székcserét úgy oldották meg, hogy a dolgozók az iroda helyett már az otthonukban vehették birtokba az új székeket. Szintén gyakori eset, hogy a dolgozók a munkahelyen megismert jól bevált székeket rendelik tőlünk otthonaikba, így felkészülve a hosszabb távú otthoni munkavégzésre. A kárpit választás ezekben az esetekben a klasszikus fekete-szürke színekhez képest eltolódott az otthonos bézs vagy a vidám, energikus friss színek felé.

Apró kedvességek

Kisebb home office csomagok küldésével eredményesen lehet hatékonyságra buzdítani a dolgozókat. Ergomomikus  kiegészítők pl. lábtámasz, laptoptartó állvány vagy épp asztali rendezők segíthetnek a komfortérzet növelésében. A csomagba irodaszereket, teát, kávét és egy kis édességet is csempészhetünk.

A home office elhúzódhat

A járvány lassú lefolyású és a dolgozók utána is szeretnének még egy ideig otthonról dogozni. Hosszabb távra kell tehát berendezkednünk.

Azok a cégek tudnak jól kijönni ebből a helyzetből, akik megfelelően reagáltak az új helyzetre, és zökkenő mentesen megoldották az otthoni munkaállomások kialakítását, legyen szó irodaszékről, íróasztalról, számítógépről és tartozékairól.

Milyen intézkedésekre lehet szükség, ha újra visszaáll a régi rendszer?

A megszokott kerékvágásba valószínüleg fokozatosan térhetünk majd vissza. Az sincs kizárva, hogy a nyár múltával ismét fellendül majd a megbetegedések száma. A munkáltatóknak hosszútávon kell felkészülniük az alkalmazottak védelmére. Annak ellenére, hogy egyik munkáltató sem tudja garantálni, hogy a dolgozó nem fog megfertőződni, mindenképp törekedni kell a járványnak megfelelő higiéniás szabályok felállítására és betartására. Történhet ez kézfertőtlenítő kihelyezésével, az irodai takarítások gyakoriságának növelésével és az alkalmazottak maszkkal, kesztyűvel történő ellátásával. A nagyobb forgalommal bíró recepciós pultot leheletvédő plexifallal lehet biztonságosabbá tenni.

Számos módon lehet elősegíteni a dolgozók kényelmét és biztonságát. A legfontosabb az, hogy a rendkívüli helyzet adta munkahelyi kihívások és a személyes próbatételek leküzdésében segítsük a dolgozókat. Teremtsük meg a biztonságos és támogató környezetet számukra.